Wat kan ik hier?

De detailgegevens van een wachtrij instellen, zoals de maximale grootte, maximale wachttijd en belmethode. Een wachtrij is een functionaliteit waarin bellers in de wacht worden gezet op het moment dat alle medewerkers (die in de belgroep achter de wachtrij zitten) in gesprek zijn. Een beller staat in de wacht tot er een toestel in de belgroep vrijkomt.

Let op: Je kunt een wachtrij alleen koppelen aan een belgroep met vaste VoIP toestellen en de Webphone. Een wachtrij werkt over het algemeen niet met een doorschakeling naar mobiele telefoon(s) en de Vialer app.

Screenshot

Velden

Naam: De naam die wordt gebruikt voor het selecteren van een wachtrij in het belplan.

Beschrijving: Spreekt voor zich; puur administratief en niet verplicht.

Wachtrij instellingen

Maximale wachttijd: Het aantal seconden dat een beller in de wachtrij kan zitten. Standaardwaarde is 15 minuten. (Wat hierna gebeurt is vrij in te stellen in het belplan - je kunt bijvoorbeeld kiezen om de verbinding te laten verbreken of om naar een voicemail te gaan.)

Maximale wachtrijgrootte: Het maximale aantal bellers dat tegelijkertijd in de wachtrij kan zitten. Standaard 12 bellers. Bij overschrijding hiervan geldt hetzelfde als bij de overschrijding van de maximale wachttijd.

Afrondtijd: De minimale wachttijd tussen het einde van een gesprek en het ontvangen van het volgende gesprek. Wordt vaak ingesteld om een aantal administratieve handelingen te doen voor een nieuw gesprek.

Belmethode: De volgorde waarin een inkomende oproep bestemmingen laat rinkelen. Deze optie heeft voorrang op de gekozen belmethode van de geselecteerde belgroep in het belplan. Er kan worden gekozen voor allemaal tegelijk, opeenvolgende volgorde van rinkelen (round robin) of willekeurige volgorde van rinkelen. Bij round robin of willekeurig wordt ook de rinkeltijd per toestel ingesteld.

Let op: Round robin werkt goed bij klanten die veel gespreken doen. Gesprekken worden dan op dezelfde server afgeleverd omdat er wordt gekozen voor de server waar al een actief gesprek is. De laatste ringing wordt op de server opgeslagen. Als klant weinig calls heeft, wisselt de server en wordt gestart met rinkelen vanaf een ander account. Afhankelijk wat op die server is opgeslagen.

Prioriteit: Het kan zijn dat er meerdere wachtrijen zijn ingesteld en dat een bepaalde wachtrij prioriteit moet hebben. Te denken aan spoed, een hogere prioriteit voor verkoop of zakelijke klanten. Wachtenden uit de rij met hogere prioriteit worden als eerste doorverbonden.

Meldingen

Hier kan een aantal optionele algemene meldingen worden ingesteld. Er kan gekozen worden uit de geuploade geluidsbestanden (voor deze module zijn dus geen meldingen nodig, maar kunnen de geluidsbestanden direct gebruikt worden).

Startbericht: Het bericht dat wordt afgespeeld zodra een beller in de wachtrij terechtkomt.

Wachttijd overschrijding bericht: Het bericht dat wordt afgespeeld zodra een beller langer dan het bij Maximale wachtijd ingestelde aantal seconden in de wachtrij zit.

Wachtrij vol bericht: Als een beller in de wachtrij terechtkomt terwijl daar al het bij Maximale wachtrijgrootte ingestelde aantal bellers in zit, dan wordt dit bericht afgespeeld.

Periodieke melding

Meldfrequentie: Tijdsinterval in seconden tussen meldingen. Standaardwaarde is 30 seconden.

Melding gebaseerd op: Geeft aan welke soort melding steeds wordt gegeven op het hierboven aangegeven tijdsinterval. Er kan gekozen worden uit:

Aantal bellers in wachtrij: de melding die de beller in de wachtrij te horen krijgt geeft aan hoeveel wachtenden er nog voor die beller in de wachtrij zitten.
Verwachte wachttijd: de melding die de beller in de wachtrij te horen krijgt geeft een schatting van de wachttijd voordat die beller aan de beurt is.
Gepersonaliseerde melding: de melding die de beller in de wachtrij hoort, is een standaard melding van de klant zelf.

Voor het aantal bellers in de wachtrij en de verwachte wachttijd kan gekozen worden uit:

Nederlands (Nederland), Nederland (België), Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans en Afrikaans
Alle meldingen zijn ingesproken door een man of vrouw

Belplan instellen

Een belplan voor een wachtrij kan er als volgt uit zien:

Een wachtrij moet altijd op een belgroep uitkomen. Als de wachtrij maar op 1 VoIP account uit moet komen, moet dit VoIP account dus in een belgroep worden gezet, zodat deze belgroep geselecteerd kan worden in het belplan.

Bellers blijven in de wachtrij zolang de maximale wachttijd nog niet is verstreken en de maximale wachtrijgrootte nog niet is bereikt op het moment dat ze in de wachtrij terecht komen.

In andere gevallen wordt de beller doorgerouteerd naar wat er onder "Wachtrij vol of wachttijd verlopen". In het bovenstaande voorbeeld komt de beller dan uit op een belgroep met daarin alle toestellen.