Remote werken: de complete gids voor werkgevers

Effectieve communicatie is de ruggengraat van succesvol remote werken. Betrouwbare communicatie-tools zoals Slack, Zoom of Microsoft Teams zijn cruciaal.

Zorg dat medewerkers optimaal gebruik kunnen maken van deze tools. Check of je personeel de tools begrijpt én gebruikt. Bepaal welke communicatiekanalen voor welk type berichten gebruikt moeten worden om ruis te voorkomen.

Tools voor remote werken

• Slack: Voor dagelijkse communicatie en projectgroepen. Slack biedt mogelijkheden voor groepschats, directe berichten en integraties met andere tools.
• Google Meet: Voor videovergaderingen en webinars. 
• Google Drive: Voor geïntegreerde samenwerking. In drive kunnen teams realtime samenwerken aan documenten.
• VoIP telefonie: Overal ter wereld telefonisch bereikbaar, voor thuiswerkers, personeel wat veel onderweg is of medewerkers die een half jaar in het buitenland willen werken.

Een van de grootste voordelen van remote werken is flexibiliteit. Bied flexibiliteit in werktijden om de productiviteit te verhogen en een betere werk-privébalans te bevorderen.

Stel kernuren vast waarop iedereen beschikbaar moet zijn, gecombineerd met flexibele uren buiten deze tijden. Dit zorgt ervoor dat er altijd een overlap is voor vergaderingen en samenwerking, terwijl medewerkers hun dag kunnen indelen zoals het hen uitkomt. Dit helpt werknemers gemotiveerd en betrokken te houden.

3 Technische Ondersteuning

Voorzie in de nodige technische ondersteuning en apparatuur. Een goede laptop en een degelijk voIP account zijn hierbij essentieel. Daarnaast hebben medewerkers die regelmatig thuiswerken misschien behoefte aan ergonomische meubels of hulp bij een stabiele internetverbinding. 

Tools voor technische ondersteuning
 

• VPN: Een VPN zorgt ervoor dat data veilig wordt verzonden, zelfs als medewerkers via openbare netwerken werken.
• Google Workspace: Om realtime samenwerking mogelijk te maken.
• Asana/Trello: Voor projectmanagement en taakbeheer.

Het wordt snel vergeten, maar peil regelmatig bij je werknemers hoe het met ze gaat. Plan check-ins om de voortgang te bespreken en eventuele problemen vroegtijdig aan te pakken. 

Dit helpt niet alleen bij het monitoren van werk, maar ook bij het onderhouden van de persoonlijke band met je team. Een check-in hoeft ook niet altijd werk-gerelateerd te zijn. simpele ‘hoe gaat het met je?’ is soms al voldoende. Regelmatige check-ins zorgen ervoor dat je personeel betrokken en gemotiveerd blijft.

Duidelijke Verwachtingen

Stel duidelijke verwachtingen en doelen. Dit helpt werknemers om hun prioriteiten te kennen en efficiënt te werken. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er van hen verwacht wordt en wat de deadlines zijn.

Tools voor het meten van voortgang

• Trello: om workflows in te richten en de voortgang van taken te volgen. 
• Asana: helpt medewerkers met het organiseren, volgen en beheren van hun werk.

Veiligheid en privacy zijn cruciaal bij remote werken, vooral als medewerkers toegang hebben tot gevoelige bedrijfsinformatie.

Implementeer sterke beveiligingsprotocollen, zoals tweefactor authenticatie en regelmatig bijwerken van wachtwoorden. Zorg ervoor dat medewerkers zich bewust zijn van eventuele risico's.

Tools voor veiligheid en privacy

• LastPass: Voor wachtwoordbeheer. Dit helpt bij het veilig opslaan en beheren van wachtwoorden.
• Norton/Symantec: Voor antivirus en beveiliging. Beschermt tegen malware en andere bedreigingen.
• ExpressVPN: Voor beveiligde internetverbindingen. Zorgt ervoor dat gegevens veilig worden verzonden, vooral wanneer medewerkers openbare netwerken gebruiken.
   

Veel medewerkers werken tegenwoordig hybride. Deels op kantoor en deels thuis. Hoe houd je de productiviteit en de tevredenheid van je hybride medewerkers optimaal? 

Ontwikkel een flexibel beleid dat medewerkers de mogelijkheid biedt om enkele dagen per week op kantoor te werken en de rest van de tijd thuis. Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over welke dagen op kantoor worden verwacht en welke thuis kunnen worden gewerkt. Creëer daarnaast gedeelde werkruimtes op kantoor die medewerkers kunnen reserveren wanneer ze op locatie werken, om zo de kantoorruimte efficiënt te benutten. Gebruik VoIP-telefonie voor een naadloze communicatie tussen kantoor- en thuiswerkers.

Tools:

• Desk Booking Systems: Voor het reserveren van werkruimtes op kantoor.
• Hybrid Work Schedulers: Voor het plannen van werk- en thuisdagen.
• VoIP-telefonie: Voor communicatie tussen medewerkers, ongeacht hun locatie.